Know-How / Skutečně jednoduché a funkční řešení pro motivaci, plánování a komunikaci na projektech

V článku se dozvíte, jaké principy a technologie využíváme v SHINE pro úspěšné projekty, změny a inovace.

Znalostní lidé milují mistrovství a možnost pracovat s rozumnými nástroji pro ně může být silnou motivací. Současně ale dnes platí, že lidé mají digitálních nástrojů tak akorát plné zuby. Tráví neuvěřitelně mnoho času u počítačů v ONLINE světě a nechtějí u nich tedy trávit času ještě více, ale naopak méně. 

V tomto bodě je zásadní hodnotou JEDNODUCHOST.

Pokud nutíte lidi pracovat s průměrnými a komplikovanými nástroji, tak vytvoříte 2 neblahé situace:

  • Lidé budou již na samém počátku spolupráce na projektu demotivovaní.
  • Budou hledat různá boční řešení a korporátní „standard“ stejně nakonec obejdou. 

Pokud porušíte princip jednoduchosti, tak si nasadíte do těla virus složitosti.
Nám se osvědčilo neohýbat potřeby naší firmy, projektů a týmu podle jakéhokoliv nástroje. Zvolili jsme si cestu využívání několika specializovaných, jednoúčelových, jednoduchých a velmi dobře fungujících nástrojů. Tam kde je to nutné, tak jsme propojili data, ale nesnažíme se o integraci všeho se vším za každou cenu.

 

Jak jsme zavedli JEDNODUCHOST u nás:

Dívejte se stejným směrem

Jasná vize, uvěřitelný cíl a nekomplikovaná struktura velmi pomáhají. My spolu tvoříme srozumitelné záměry. Na obrázku vidíte příklad našeho záměru, na kterém jsme se dohodli 16. března 2020 na začátku prvního „lockdown“. 

Jako smysluplnou cestu jsme si zvolili začít masivně INOVOVAT a převést naše tréninky do ONLINE prostředí. 

U záměrů klademe maximální důraz na jednoduchost sdělení a vytváříme je společně v celém projektovém týmu.

Jak se nám to celé povedlo, se dozvíte zde: Tajemství projektů v online světě.

Komunikujte efektivně ONLINE

Pro vzdálenou komunikaci a tréninky používáme aplikaci ZOOM. 
Více o tom píšu v článku: Online výuka a workshopy - MS Teams nebo ZOOM. 

Jako sdílenou pracovní plochu jsme si zvolili MURAL. 

Kombinace ZOOM a MURAL dokáže v online podle nás naprosté divy.


Řídíme se těmito zásadami:

ZAPNUTÁ KAMERA
Dáváme přednost tomu, aby schůzky byly co nejkratší, ale s plným soustředěním.
Zapnutá kamera je projevem toho, že člověk je k dispozici k okamžité reálné spolupráci.

MIKROFONY DLE POTŘEBY
Když dominuje výklad jednoho člověka, tak ostatní mají mikrofony vypnuté, aby nerušily náhodné ruchy. Ve chvílích společné interaktivní diskuse by měli mít zapnuto všichni.

 

Nezapomínejte na lidský rozměr spolupráce

Uvědomte si, že jsme lidi a máme svoje každodennosti a jako manažeři se v ONLINE světě potřebujeme ještě více zaměřit na dovednosti jako empatie a facilitace. 
Potřebujeme umět zvládat konfliktní situace i dálku a umět motivovat lidi na dálku. 
Když do toho manažer vloží kus sebe, nabídne svoji otevřenost, flexibilitu, schopnost přiznat chyby, opravdový zájem o svůj tým tak i spolupráce na dálku může být velmi lidská. 

Nastavte si pravidelný rytmus práce. 

Zásadní je naše vlastní řešení MOTIV-ACE, které jsme si nakonec nechali naprogramovat jako cloudovou aplikaci. Do této aplikace jsme vložili naše společné zkušenosti s řízením projektů, které jsme nasbírali jako jednotlivci i jako tým za posledních 25 let. 
Tento přístup se nám velmi osvědčil a v současnosti pomáháme zavádět naši aplikaci i do dalších firem, které chtějí ve svých týmech posilovat MOTIVACI a podporovat SPRAVEDLIVÉ TRANSPARENTNÍ OCEŇOVÁNÍ. 

Jak to celé funguje? 

Naše projekty vedeme zásadně agilně. Máme týdenní sprinty a vždy v pondělí na společné schůzce naplánujeme klíčové práce pro lidi z týmu na další týden. 

Z předpřipravené WBS struktury (na levé straně obrázku) si lidé sami vybírají a do příslušného sprintu vkládají kartu, na které nahrubo odhadují potřebné úsilí na daný úkol. Tímto procesem vytváříme sdílený, veřejně vyhlášený závazek. 
Kombinace principu WBS a Kanbanu je pro toto použití ideální. Agilní „backlog“ má jasnou strukturu, je přehledný a není pouze prioritizovaným seznamem. 
Pokud lidé mají motivaci, rozumí tomu, CO mají dělat a PROČ, tak si práci prostě sami rozeberou. Stejně nemá cenu jim nutit více úkolů, než je jejich kapacita a chuť.


A teď dávejte opravdu dobrý pozor! Tyto veřejně zaznamenané závazky se každý týden na poradě i týmem hodnotí. Někdy se stane, že někdo naplánovanou práci nestihne a tak se přeplánuje na další sprint. Hlavně však v tomto vyhrazeném čase spolu vedeme diskusi a ta je základem oceňování a odměňování v naší firmě. 
V našem systému pracujeme s kredity, které v sobě zahrnují nejen vynaložené úsilí a čas, ale i přínos dané činnosti. Počet kreditů za danou činnost záleží také na roli, v jaké daný úkol děláte.

Vše podrobně popisuji v článku: Hrajte s trumfy jako SHINE a buďte v zisku za všech okolností.

Podívejte se, jak to celé v praxi funguje na tomto videu: MOTIV-ACE® - jak to celé funguje na poradě i v cloudové aplikaci.

Dejte lidem volnost. K reportu vám stačí jedno číslo týdně.

Operativní řízení jednotlivých prací na samotných projektech necháváme zcela v režii týmů nebo jejich lídrů. Někdo používá Myšlenkové mapy, někdo Freelo, někdo další aplikace a někdo  si vystačí s Google dokumenty či XLS. 

Detailní data o úkolech a komunikaci do MOTIV-ACE vůbec neintegrujeme. Není to totiž potřeba. Těch 5-7 hlavních věcí, na kterých člověk během týdne dělá není problém zaznamenat v MOTIV-ACE ručně. 

Na konci týdne vykazují naši lidé ke každému závazku do MOTIV-ACE jenom 1 číslo a to je počet kreditů. Mohou to udělat přes mobil nebo počítač. Teprve pokud někoho zajímá detail, jde do příslušné aplikace použité pro operativní řízení. 

Rozhodnutí postavte na datech, ne pocitech

„Bez dat jste jenom další člověk, který má názor“.

Tuto skvělou myšlenku jsme si vypůjčili od W. Edwardse Deminga.

 

 

Díky našemu řešení MOTIV-ACE průběžně vytváříme velice užitečná data o tom, jak fungujeme a i díky těmto datům se můžeme správně rozhodovat. Data vizualizujeme pomocí užitečného nástroje Microsoft Power BI. 

Zde je příklad jednoho našeho inovačního projektu a okamžitě vidíte, kdo mu věnoval kolik času.

A také je okamžitě vidět intenzita spolupráce mezi lidmi v týmu na tomto konkrétním projektu. 

Zkratky: HAJ, MOT, HOF jsou lidé v daném týmu. 

Integrujte tam, kde, kdo to má smysl

Do Power BI jsme integrovali data z ekonomiky našich zakázek. Opět se můžete na jeden klik dostat k přehledným datům s grafy. Najednou mají všichni lidé v týmu naprosto přesný obraz o tom, kolik času jsme kdo věnovali každému projektu a jak je na tom projekt se svojí ziskovostí. Tato zpětná vazba je pro tým nesmírně cenná a potřebná.

Na obrázku vidíte přehled toho, kolik času jsme věnovali jednotlivým zakázkám a jak dané zakázky přispívají na bonusy pro členy týmu. 

Uvádíme i příklad zakázek, které byly realizovány s větším vynaloženým úsilím, než bylo rozumné vzhledem jejich výnosnosti (to jsou ty, které mají v grafu žlutou zápornou hodnotu). Někdy to bylo zkrátka nezbytné, ale často je to prostě proto, že práce nebyla udělána tak efektivně, jak to bylo možné. Data využíváme pro vzájemnou zpětnou vazbu a průběžné zlepšování.

Závěr: 

Vyjasněte svým lidem smysl toho co děláte a přestaňte s jejich přetěžováním. Dejte jim možnost plánovat a odhadovat své úsilí věnované jednotlivým projektům a úkolům. Zrušte timesheet a odměňování čistě za množství spotřebovaného času. 
To, že někdo pracoval na něčem 10 hodin nic neznamená, důležité je, zda-li vytvořil něco užitečného, co ostatní lidé v týmu „berou“. 
Nastavte jednotný a jasný rytmus práce a co nejvíce zjednodušte koordinaci. 

Z široké nabídky nástrojů si vyberte to, co Vám nejvíce sedí, abyste neohýbaly své potřeby kvůli nástroji a „IT pohodlí”. Vybírejte jednoúčelové cloudové nástroje. Nejlepší SW na online spolupráci, nejlepší cloudové úložiště, nejlepší sdílenou plochu, nejlepší nástroj na koordinaci prací, nejlepší CRM. Hlavně se rychle učte nové věci, a zahazujte ty, co už se Vám nehodí.

Výsledky se dostaví rychleji, než byste možná čekali.

Autor: Josef Hajkr, SHINE Consulting

 

Související články a videa:

    Více inspirace ze světa projektů změn a inovací.