Know-How / Řeším 60 projektů naráz! Jak se s tím vypořádat?

Ztrácíte se v dlouhých seznamech úkolů a projektech, které vám zdánlivě přerůstají přes hlavu? Naučte se, jak správně kategorizovat a třídit úkoly, abyste získali jasný přehled o tom, co vás čeká. S naším dvoukrokovým návodem zvládnete organizovat svou práci efektivněji, bez zbytečného stresu a chaosu.

Shodou okolností se mi sešli tři klienti, se kterými řeším to stejné. Hodně úkolů, málo času. Poznáváte se v tom také?

Všichni mi pro začátek ukázali dlouhý seznam mnoha a mnoha témat a řekli stejnou větu: “To jsou moje / naše projekty. Co s tím? Je toho na nás moc!”

 

Zde je návod, jak jsme se s touto výzvou vyrovnali:

 

Krok 1: Kategorizace

Začněte tím, že uděláte obecnou kategorizaci vašich činností, nezávisle na tom, co seznam zrovna obsahuje. Obvykle budete mít následující kategorie:

  • Běžný drobný úkol
    • Jedná se o rutinní úkoly, které se opakují často a mají spíše administrativní povahu. Máte jasno v tom, co je třeba udělat, jak to provést a kdo se o to postará. Potřebujete pouze najít čas pro jejich splnění. Obvykle jde o několik hodin soustředěné práce.
  • Úkol s velkým U
    • Zde víte, co je třeba udělat a máte docela jasnou představu o tom, jak a kdo to provede. Není však zcela jasné, kolik času bude třeba. Může se to zadrhnout tu i onde. Tyto úkoly mohou zahrnovat několik intenzivních pracovních dnů.
  • Projekt
    • Máte dostatečné informace o tom, co je třeba udělat, ale výsledek může být různý. Práce na projektu může generovat nové úkoly, které jste na začátku neviděli nebo o nich neměli ani tušení.

 

Krok 2: Třídění

Vezměte svůj seznam a začněte přiřazovat jednotlivé řádky do těchto tří kategorií. To vám pomůže lépe pochopit, který úkol kam patří. 

Pravděpodobně zjistíte, že většina úkolů spadá do prvních dvou kategorií, a že vás nečeká práce na šedesáti projektech. 

Cítíte tu úlevu? 

 

Speciální kategorie úkolů

Pokud pracujete ve velké organizaci, může se stát, že některé úkoly skončí v kategorii "Černý Petr". Tam spadají všechny ty úkoly, které jste dostali na starost, i když by to možná nemělo být vaším úkolem.

 

Vyberte si, čemu se budete věnovat

S takto roztříděným seznamem budete mít mnohem lepší přehled o tom, co vám na stole leží. Každý týden si můžete vybírat, na čem budete pracovat, abyste to stihli a měli to pod kontrolou. 

Seznam už nebude ukazovat to, co nestíháte, ale bude to více seznamů s různými prioritami a dopady na vaši práci a ocenění. Vy tak získáte svobodu vybrat si, čemu se budete věnovat.

Tímto způsobem budete moci lépe zvládat své projekty a úkoly bez stresu a chaosu.
 

 

 

 

 

Jak být v kontaktu: