Nedávno jsem vedl webinář, kde jsem ukazoval, jak v SHINE řídíme projekty. Jeden účastník se mně zeptal: ”Josefe, to je všechno úžasné, ale při jaké velikosti projektu se projektové řízení vyplatí?” Já jsem na to odpověděl bez zaváhání: “Při jakémkoliv.” 

Povím vám příběh našeho rodinného projektu. Loni v létě jsme se rozhodli, že uděláme rekonstrukci části domu. Potřebovali jsme zařídit dětský pokoj a také druhou pracovnu, protože já i žena trvale pracujeme z domu. A navíc jsme ještě potřebovali větší komoru na ukládání věcí.

Rekonstrukci jsme od začátku uchopili jako projekt se dvěma fázemi - přípravnou a realizační.

 

Přípravná fáze

Přípravná fáze začala v létě několika diskuzemi, kde jsme si sami ujasňovali, co vlastně potřebujeme. 

 

Dohoda: Proběhne rekonstrukce poloviny horního patra tak, že bude vybourána příčka mezi dvěma pokoji a budou postaveny dvě úplně nové příčky. Vzniknou tak tři nové prostory: pracovna, komora a druhý dětský pokoj.

Předpoklady:

• Rekonstrukce proběhne tak, že zásadně nenaruší chod rodiny. Nebude nutné se stěhovat jinam. Stále budou k dispozici alespoň dvě místnosti pro celodenní práci online.

• Sami budeme dělat pouze ty práce, které umíme a jsme na ně vybaveni.

• Určující osa je kvalita, ale chceme projekt realizovat tak, aby byl zcela dokončen do léta 2022.

Tip: Doporučuji tuto inicializační fázi nikdy nevynechat. Sladění představ zainteresovaných stran na samém začátku hodně pomůže. Ujasnili jsme si také cíl projektu. Užitečné je pobavit se o předpokladech realizace a také si jasně dohodnout role a kdo bude za co odpovídat.

 

V přípravné fázi (která trvala celkem 5 měsíců) proběhly postupně dva dílčí kroky. Příprava rekonstrukce do vánoc 2021 a příprava prostor v období od ledna do března 2022. 

Tip: Projekt nikdy neplánujte jen jako seznam činností. Nejprve si vytvořte tzv. WBS - hierarchický strom výstupů, kde je obsaženo, kdy jednotlivé věci vzniknou. Až následně řešte, kdo je zajistí a kolik to bude stát!

 

 

Za podstatné považuji to, že jsme od začátku zapojili dodavatele, u nichž máme ověřeno, že svoji práci umí. Nechali jsme zpracovat 3D model profesionálem. 

Tip: Zde je jasně vidět, že digitalizace v této oblasti je velkou pomocí. Když si celý projekt procházíte s dalšími dodavateli, je všem mnohem jasnější, co má být konečným výsledkem. Zkušení profesionálové pak dokážou drobné detaily doladit a vše dohromady funguje. 

Tím, že jsme přípravnou fázi nepodcenili a bylo na ni dost času, byly dopady na fungování rodiny malé. Navíc, když chcete část vybavení prodat, tak to chce čas. 

 

Realizační fáze

V realizační fázi (která začala zakrytím povrchů a bouráním 2. března) zcela plynule proběhly tyto věci:

 

Pro sladění přesných časů nástupů jsme vytvořili a odsouhlasili harmonogram. Zde je ukázka:

 

Stejným způsobem jsme dopředu naplánovali i další věci. Ty už zde rozebírat podrobně nebudu. Jedná se o zakoupení a smontování typového nábytku z IKEA, stolařské práce na míru, dodání dveří, nastěhování věcí a akustické úpravy. 

Zásadní část realizace proběhla od 2. března do 3. dubna. Nyní jsou již všechny prostory plně funkční. Pouze čekáme na montáž truhlařiny, budeme dokončovat závěsy a akustické úpravy. A to jsme ještě udělali v březnu týden přestávku na lyže o jarních prázdninách. 

Tip: Pokud máte vytvořen WBS projektu, tak se mnohem přehledněji vytváří a udržuje rozpočet. Doporučuji provádět fotodokumentaci všech činností průběžně. V budoucnu tak budete mít jasno, kde přesně vede jaký elektrický drát a jak vypadají konstrukce ve stěnách a podlahách.

 

Co proběhlo jinak?

Zejména jsme museli začít nakupovat nábytek v IKEA už několik měsíců před začátkem samotné realizace. Nakupovali jsme jej na několikrát a jeden prvek stále nemáme. Proč? Situace je nyní taková, že na skladu není vždy všechno zboží, jako tomu bylo v předešlých letech. A když na sklad přijde, je to většinou jen pár kousků a tak je lepší neváhat a hned jet nakoupit.

Uvědomili jsme si, že když už malujeme první patro, necháme vymalovat také přízemí. Také jsme dodatečně nechali instalovat zpevnění do sádrokartonu, aby bylo možné zavěsit poličky. A nechali jsme nalepit lišty u podlahy i v celém přízemí. Trochu jinak byly provedeny i rozvody internetu. Toto všechno jsou běžné věci, které vznikají většinou až v průběhu prací.
Plánování vám nezajistí, že některé věci nakonec nebudou jinak. Plánování vám umožní mít projekt pod kontrolou, ošetřit rizika včas a hlavně si projekt moci i užít. 

Závěrečné poděkování patří skvělému Atelieru Zabadalová. Nejenom, že umí vymyslet krásné a funkční řešení, ale také dokáže kombinovat digitální práci a práci na místě, využívá a doporučuje skvělé řemeslníky a ve všech situacích domýšlí věci do detailů.

Tento projekt nebyl agilní. Byl fázový (prediktivní, waterfall). Nebylo nutné plánovat sprinty a průběžně se domlouvat co dál. V tom to bylo jednoduché a také schvalování změn i navyšování rozpočtu bylo v tomto případě pružné.

Na druhou stranu tato případová studie jasně ukazuje, že i menší rodinný projekt má svá úskalí a je velmi vhodné využívat jednoduché postupy projektového řízení. Pokud si hned na  začátku nastavíte, že věci určitě neproběhnou přesně podle plánu, ale že plánování a řízení celé akce budete věnovat pozornost, tak neupadnete do pekla změn.

 

Závěr

Často se setkávám s lidmi, kteří říkají: ”Víte, největší zmatek jsou naše vnitrofiremní projekty. A obecně cokoliv, co se zdá být na první pohled menší. Tyto situace pořádně nikdo neřídí, nikdo na ně nemá čas. Zakázkové projekty a projekty, které jsou řízeny ze zahraničí, zvládáme mnohem lépe.”

Tip: Používejte jednoduché a praktické postupy a nástroje. Principy jsou pořád stejné. A je jedno, zdali je projekt velký, nebo malý. I několik malých projektů vám může pokazit náladu.
Ve všech případech se vám vyplatí využívat digitálních nástrojů. Ať už je to vizualizace, fotodokumentace, sdílení všeho v cloudu, plánování ne na papíře, ale online.

 

---

Autor: Josef Hajkr, SHINE Consulting 

HAJKR J.: 317 km pěšky a další výhody přechodu do online, [online] jaknazmenu.cz, ©2020. [cit. 31.3.2021]
HAJKR J. :Peklo změn  [online]. jaknazmenu.cz, ©2017. [cit. 6.11.2017]
HAJKR J.: Jaký vliv má optimistické zkreslení na naše štěstí? 3 tipy pro úspěch Vašich projektů  [online]. jaknazmenu.cz, ©2017. [cit. 13.3.2017]