Know-How / Klam plánování – smutné účtování

Řešíte nesoulad mezi plánem a skutečnou délkou projektu? A také překračování plánovaných zdrojů? Proč se tak děje, se dozvíte z článku „Klam plánování - smutné účtování“. (3 min)

Co je to klam plánování?

Klam plánování je stručně řečeno o tom, že v praxi se naplánuje jenom množina známých aktivit a předpokládají se pouze vysoce optimistické scénáře pro realizaci projektu. Nabízím Vás ve stručnosti několik myšlenek a osobních zkušeností, které mi pomáhají klamu plánování se vyhnout.

 

Proč ke klamu plánování dochází?

Dle zjištění neurovědců se kombinuje několik věcí do „smrtícího koktejlu“ s vážnými důsledky:

  • Věříme příběhům
    Trpíme nutkáním mít ke všemu nějaká logická vysvětlení. Máme rádi uvěřitelné „historky z natáčení“.  To vědí všichni novináři, komentátoři a analytici a bohatě toho využívají. „Není důležité, zda je historka pravdivá, ale to, že je zábavná.“
  • Vše si zpětně vysvětlujeme
    Náš mozek umí zpětně z několika i nepravdivých faktů vykonstruovat logický a uvěřitelný příběh. Přitom množství ani pravdivost informací není relevantní. V mozku je nastavena nebezpečná zkratka: Je to logické a uvěřitelné = je to pravdivé. Odborně se tomu říká „zpětný pohled“ a o tomto fenoménu skvěle píše Nasim Taleb v knize „Černá labuť“.
  • Máme motivaci projekt prosadit
    Ten, kdo plánuje, obvykle chce projekt i prosadit. Proto potřebuje nadhodnocovat přínosy a podhodnocovat náklady a rizika. Toto děláme jak vědomě (tj. záměrně), tak i nevědomě (tj. ani si neuvědomujeme, že náš mozek informace filtruje).
  • Z jedné zkušenosti vyvozujeme obecné závěry
    Ignorujeme statistická data o tom, jak dané projekty obvykle probíhají. Ani se po nich nepídíme. Pokud máme k dispozici jeden, či dva případy se šťastným koncem, začneme si myslet, že to platí obecně. 
  • Pamatujeme si jenom to dobré
    Naše paměť velice nepřesná a krátká. Máme tendenci pamatovat si pouze v hrubých obrysech a spíše to dobré. (viz řada neurovědci zjištěných faktů o naší paměti v knize Leonarda Mlodinowa „Vědomí podvědomí“ a v knize Dana Gartnera a PhilipaTetlocka "Superprognózy".

 

Jsme nemístně optimističtí, co se týká našich vlastních schopností. Proč?

  • Přehlížíme rizika, protože se těšíme na vysněný, či požadovaný výsledek.Navíc věříme, že takto to vidí i ostatní. Když jsem se pouštěl  do pořízení  domu, tak jsem jej kupoval velice rychle, na základě emoce a dobrého pocitu z místa. Průzkum proběhl jenom povrchně a nakonec se ukázalo, že dům nemá dobré základy a je lepší jej celý zbořit.
  • Náš mozek se zaměřuje na vyhledávání informací-argumentů, které podpoří dosažení chtěného cíle. To, co by se na této cestě mohlo pokazit, mozek ignoruje. Při zahajování výstavby jsem si sice udělal výběrové řízení a vybral dobrou firmu, ale prostě ignoroval řadu informací, které jasně naznačovaly, že akce bude mnohem nákladnější, než se zdálo.
  • Jsme motivovaní se prezentovat v lepším světle, protože lidé, kteří se prezentují v horším světle, jsou méně akceptovaní společností.  Tady jistě máme každý mnoho osobních příběhů, kdy se tak chováme. Konečně, jak reagujete na dotaz „Jak se máš?“ i ve dnech, kdy je Vám mizerně?
  • Jsme tím více optimističtí, čím více věříme, že můžeme danou situaci ovlivnit. Příkladem je to, že řidič auta věří, že dojede v pořádku, protože on přece umí řídit auto lépe než druzí.
  • Souhrnně se toto chování popisuje jako optimistické zkreslení.

 

Důsledky?

  • Špatně naplánovaný projekt nás stojí více za aktivity na „sanaci průserů“.Někdo prostě musí jezdit „žehlit“ problémy k zákazníkům. Tyto činnosti ale určitě nikdo do projektového plánu nezařadil, že? Projekt pak stojí mnohem více, než kdyby skutečné náklady plánoval mnohem realističtěji na samém začátku.
  • Máme pocit, že když už jsme do něčeho investovali, musíme to alespoň nějak dokončit. Čím větší předchozí investice je, tím obtížnější je investici či projekt zastavit. V rodinách to bývají např. nekonečné opravy starého a kazícího se auta, které je již za zenitem. (Tzv. „Klam utopených nákladů“).

 

Pravděpodobnost, že ve větším projektu se něco důležitého pokazí, je velmi vysoká! 

Z vlastní praxe nabízím tato 4 doporučení, když startujete složitější úkol, nebo jej dostanete zadán:

  1. Vzdělávejte se. Prostudujte si knihy, které níže doporučuji. Nebo se alespoň prostřednictvím našich článků seznamte s hlavními fakty. Určitě se zbavíte některých iluzí. Můj osobní postup je ten, že si z dobrých knih a článků zajímavé myšlenky vypisuji. Mohu se tak k nim snadno vracet. Zkuste to také!
  2.  Vždy si zajistěte, jak se daná věc obvykle dlouho řeší. Teprve po tomto zjištění pak dle specifických informací a okolností mírně upravte odhad. Doporučuji ale úpravu v pásmu do 10% nahoru a 10% dolů. Pokud výstavba nového domu obvykle trvá 3 roky, není pravděpodobné, že by se Vám podařila za výrazně kratší dobu. Spíše narazíte na komplikovaný stavební úřad, památkáře, či souseda, a tím se doba obvykle protáhne.
  3. Minimalizujte optimistické zkreslení. Nikdy neplánujte větší věci sami. Vždy sestavte více scénářů, než pouze ten maximálně optimistický.
  4. Když poznáte, že jedete na mrtvém koni, tak sesedněte. Vždy se dívejte pouze směrem vpřed. Má smysl investovat další peníze do věci, které se zjevně nedaří, nebo má větší smysl investovat je do něčeho jiného? Toto je asi úplně nejtěžší - přiznat si, že daná věc nikam nevede. Bolí nás vyhozené peníze a úsilí, snižujeme svůj status před svým okolím. Utrpí naše ego a sebeúcta. Ale věřte, že radost z toho, že už nepoutáte energii zbytečně za to stojí.  Příkladem, který si vybavuji z poslední doby, je mé rozhodnutí, že nebudu psát knihu o tom, jak lépe vést firmu. Když jsem si zjistil, jak to s odbornými knihami u nás je, kolik je vlastně čtenářů, kolik úsilí je skryto za tím, abyste takový text sestavili, rozhodl jsem se, že stejného cíle dosáhnu jinak. Také se ale hodně zvýšil můj obdiv k těm,  kteří dokážou knihy psát a vydávat. 

Autor: Josef Hajkr, SHINE Consulting s.r.o. 

Citované a související  zdroje:

  • Článek byl inspirován knihou: KAHNEMAN, Daniel. Myšlení: rychlé a pomalé. V Brně: Jan Melvil, 2012. Pod povrchem. ISBN 978-80-87270-42-4.
  • Problém s potřebou si zpětně vysvětlovat příčiny (byť je často popsat nelze a spousta věcí je čistá náhoda) je podrobně rozebrán v knize  TALEB, Nassim. Černá labuť: následky vysoce nepravděpodobných událostí. Praha: Paseka, 2011. ISBN 978-80-7432-128-3.
  • O “Klamu utopených nákladů” si můžete více počíst v knize BELSKY, H., GILOVICH, T.: Proč chytří lidé dělají hloupé chyby, když jde o peníze a jak tyto chyby napravit, Práh, 2003, ISBN 80-7252-073-2.
  • Pomoci vám může i miniseriál o odhadování   inspirovaný knihou TETLOCK, Philip a Dan GARDNER. Superprognózy: umění a věda předpovídání budoucnosti. Přeložil Filip DRLÍK. Brno: Jan Melvil Publishing, 2016. Pod povrchem. ISBN 978-80-7555-009-5.
  • optimistickém zkreslení se můžete vice dozvědět zde: HAJKR J.: Jaký vliv má optimistické zkreslení na naše štěstí? 3 tipy pro úspěch Vašich projektů  [online]. jaknazmenu.cz, ©2017. [cit. 13.3.2017] a rovněž i SHAROT, Tali  Optimism bias  [online]. TED, ©2012. [cit. 10.2.2017].

Doporučení k dalšímu samostudiu z našeho blogu www.jaknazmenu.cz:

Nastavte férové prostředí pro projekty, změny a inovace www.motiv-ace.cz