Vše se zrychluje. Bohužel i rychlost, s jakou se šíří chaos.

Naprosto nejčastějším problémem, se který naši klienti uvádějí je ŠPATNÁ KOMUNIKACE. A nejčastějším zadáním pak je PROSÍM, POMOZTE NÁM ZLEPŠIT KOMUNIKACI. 
 

Zabývat se komunikací se prostě vyplatí.
 

Dobrá komunikace: základ úspěchu projektu	Komunikace selhává: projekty upadají do chaosu
Komunikační kanály fungují hladce, informace se plynule šíří mezi všemi účastníky projektu.  Rozhodnutí jsou učiněna na základě aktuálních informací, problémy jsou rychle identifikovány a řešeny, a celý tým je sjednocen ve společném cíli.  Dobrá komunikace také napomáhá v budování důvěry a pozitivní pracovní atmosféry, což vede k vyšší motivaci a angažovanosti týmu.	Nesprávně předané informace, nejasné instrukce a nerozřešené konflikty vedou k prodlevám, nedorozuměním a frustraci.  Ve scénáři, kde komunikace selhává, se často objevují duplicitní práce, nesplněné termíny a překročení rozpočtu.  V krajních případech to může vést k úplnému selhání projektu.

Je to podobné, jako když se chcete naučit lyžovat

Rád používám přirovnání, takže vás i tady jedno nemine.
 

S komunikací na projektech je to úplně stejné, jako když chcete lyžovat. Když lyžovat neumíte, je potřeba se nejdříve naučit základy. Teprve pak je možné vaši schopnost lyžovat zlepšit. Dokud neumíte zatočit alespoň pluhem, sjet bez pádu zelenou sjezdovku a dole bezpečně zastavit, tak nemá smysl pokoušet se o nějaké vychytávky. 
 

Takže pokud v komunikaci panuje zmatek a vy neumíte dobře základní věci, žádná AI aplikace vás nezachrání, ale situaci spíše zhorší.
 

Takže prvním krokem ke zlepšení komunikace je to, že se naučíte základní věci.

Tři finty, které skutečně pomohou komunikaci zlepšit

1/ Místo VPRD použijte DRPV

Náš kolega Jirka Plamínek vymyslel geniální, dobře zapamatovatelný trik.
 

Představte si situaci na projektové poradě. Máme málo času a proto se hned vrhneme na V - věc. Ale najednou se nám to nedaří, tak někdo řekne: ”Pojďme se nejprve pobavit, jak to celé proběhne. A začneme se zabývat P - procesem. A jak se tak nimráte v procesu, někdo řekne: ”Hmm, ale já vůbec nevím, v jaké je kdo roli. Takže opět změna a vzniká diskuse o R - rolích. 
A porada končí obvykle tím, že někdo zvolá: ”Co mám být výsledkem? Proč jsme se vůbec sešli? A tak se pokorně vrátíte k D- důvod. 
 

Obraťte to! 
 

Místo nefunkčního VPRD do udělejte obráceně: DRPV!

2/ Naučte se správně zadat úkol a vyjednat závazek

Zde vám nabízím jednoduchý návod. Má celkem 4 kroky.

A jaká může být reakce na žádost? Variant reakce je pouze 5: ANO, NE, PODMÍNĚNÉ ANO, ALTERNATIVNÍ NÁVRH a ODLOŽENÍ ROZHODNUTÍ. 

Tip: Více najdete v článku Nebe, peklo, ráj - 3 užitečné tipy jak správně zadat úkol.

3/ Poznejte navzájem své vrozené vlastnosti

Znát své vlastnosti a znát vlastnosti ostatních = klíč k efektivní komunikaci

V digitálním prostředí, kde osobní kontakt stále více ustupuje do pozadí, je důležitější než kdy dříve rozumět vrozeným vlastnostem členů týmu.
 

Tip: Doporučuji typologii Talentová dynamika - odhalte svůj vrozený talent pro řízení projektů. 

Talentová dynamika se skvěle hodí právě pro oblast řízení projektů a komunikaci díky ní můžete zlepšit radikálně. Znalost, kdo má jaký profil umožňuje přizpůsobit styl komunikace tak, aby vyhovoval potřebám a očekáváním jednotlivců. Výsledkem je mnohem efektivnější spolupráce a hlubší porozumění mezi členy týmu.
 

Tip: Poznání vlastností je jednou ze tří zásadních části našeho Řízení projektů 5.0. -  vyhněte se ztrátě produktivity až o 30%
 

Věcí, které můžete udělat je více. Můžete si dohodnout také zásady a pravidla, naučit se poskytovat užitečnou zpětnou vazbu. Ale teprve když dát do pořádku základní věci, jste jako ten zmíněný lyžař, který umí sjet jednoduchý svah. A teprve nyní má smysl zabývat se pokročilými věcmi, např. umělou inteligencí.

Komunikace v blízké budoucnosti aneb spolupráce s umělou inteligencí

Představte si, že vaším společníkem v projektovém týmu je umělá inteligence, která přebírá organizaci schůzek, vede zápisy a sleduje splnění úkolů. 
Tato budoucnost není daleko. S integrací AI do projektových týmů se otevírají nové možnosti pro zjednodušení pracovních procesů a zvýšení efektivity. 
AI může automaticky organizovat schůzky na základě dostupnosti týmu, generovat zápisy a upozorňovat na blížící se termíny. Tím se uvolní lidské zdroje pro kreativnější a strategičtější úkoly.
 

Tip: AI a automatizace vám umí na projektech uspořit hodně času již nyní. Podívejte se na záznam masterclass Řízení projektů v době AI. Najdete tam 90 minut konkrétních tipů a ukázek.
 

Ale to není všechno! Vstupujeme do éry copilotů

Součástí týmů budou i čistě AI agenti - copiloti. Copilota můžete mít na pomoc s angličtinou, s organizací času, přípravou dovolené a řadou dalších činností. 

Dá se říct, že projektový manažer v roli pilota bude podporován svým copilotem. Ten mu bude pomáhat v řadě činností a dokonce za něj bude i některé činnosti zcela přebírat. Může to být člověk, nebo člověk, který je podporován pomocí zmíněného AI agenta, nebo i čistě AI agent. 

Pokud máte své znalosti uloženy v databázi, tak již dnes můžete využívat AI chatbota (textového, hlasového a dokonce i formou videa), který bude “vyladěn” na váš kontext. 

Brzy budete moci využívat i toho, že copilot může mít podobu AI avatara. Klidně může vypadat a mluvit jako vy. Rozdíl v online světě vůbec nepoznáte.

Tip: V záznamech z dvou našich streamů se můžete podívat, jak funguje náš SHINE Project COPILOT GPT a jak dokáže smysluplně reagovat na dotazy.
Stream č.1 a Stream č.2.

Závěr

AI vám špatnou projektovou komunikaci nevyřeší. Pokud se ale naučíte základní věci, tak vám následné využití AI může ušetřit skutečně hodně času. Podívejte se, jak SHINE Projektový copilot funguje již dnes.

 

Autor: Josef Hajkr, SHINE Consulting 

 

Získávejte další tipy a znalosti ZDARMA na stránce https://akademie.shine.cz/budtevobraze. Zde zejména doporučuji propojení s Josef Hajkr a odběr LInkedIn news Projekty jednoduše.

Pokud máte rádi ucelený cyklus formou videí, doporučuji Jak na projekty jednoduše - 6 hodin tipů a rad. Zde je ideální si na úvod pustit díl č. 18. Vyberte si přesně ten díl, který vás zajímá.