V Bombaji již desítky let funguje služba, kdy síť převážně negramotných „dabbawallů“ rozváží obědy uvařených ženami svým mužům. Služba nemá žádné centrální vedení, rezervační systém, GPS, hotline a další „vymoženosti“ naší digitální doby. Přesto funguje s neuvěřitelně vysokou spolehlivostí. Oběd vždy dorazí k muži na správné místo a včas. Bandaska po obědě zase zpět k ženě, která oběd vařila. Jak je to možné?
Dan Pink ve své knize KDY uvádí tři synchronizace, proč tomu tak je. 
1. Synchronizace šéfem
Vždy musí být něco, co dává práci směr a rytmus. Může to být leader, který udává směr. Ale tímto šéfem může být i něco, co dává práci jasný, nezměnitelný rytmus. V případě „dabawallů“ je to kupodivu jízdní řád vlaků. Oni vědí, že když nedorazí na nádraží v nějaký čas, nestihnou si přerozdělit bandasky s jídlem.
Co se nám osvědčilo?
Mít jasný záměr s vizí a cíli vždy pro půlroční období dopředu (podrobněji v našem dřívějším článku Vytvořte trojúhelník a problém je ze 2/3 vyřešen). To zaměřuje pozornost stejným směrem. Druhou věcí je pak naprosto neměnný rytmus práce. Nám se osvědčil agilní způsob pravidelné pozornosti, kdy vždy v pondělí proběhne retrospektivní a plánovací schůzka. Zařadili jsme do ní i krátké sdílení zkušeností, inovací. Je to lepší, než organizovat větší workshopy. Tak se to stane součástí „provozu“. Není tak prostor na prokrastinaci.
2. Synchronizace kmenem
Potřeba někam patřit je základní lidskou motivací. Vede ke štěstí a motivaci něco dělat. Co tuto synchronizaci u „dabbawallů“ podporuje? Nosí bílou čepičku a tak jsou mezi sebou i ostatními výborně rozeznatelní, používají specifické pozdravy, vzájemné dotyky, setkávání, dokonce i jazyk. Pro označování bandasek používají speciální kódy, kterým rozumí jenom oni.
Co se nám osvědčilo?
Organizovat společné formovací workshopy, kdy nejen sdílíme, plánujeme, ale máme i nějaké společné zážitky. Ve všech našich aktivitách demonstrujeme, že daný člověk je součástí „kmene SHINE Consulting“. Také používáme náš kreditní systém vzájemného oceňování. Tím je každý den, každý týden, každý měsíc jasné, jak kdo přispěl k stabilitě kmene a jak je to vnímáno ostatními.
3. Synchronizace srdcem
Je o smyslu toho, co dělám. Činnost musí mít nějaký přesah. Co tuto synchronizaci podporuje? V případě „dabbawallů“ je to fakt, že oni nevnímají svoji práci jako práci rozvážkové služby. Oni ji vnímají jako posilování rodinných pout mezi ženou a mužem. Nádobu s jídlem vnímají jako lék.
Co se nám osvědčilo?
Věnovat opakovanou pozornost záměru. Vždy se snažit najít hlubší smysl v zadaném projektu. Pokud to možné není, tak alespoň v podpoře něčeho vyššího. Hodně jsme brousili naši vizi, misi a hodnoty.
Co dělat jinak, aby projekt neustrnul?
Dan Pink doporučuje několik jednoduchých triků, které máme sami ověřeny a které pomáhají, aby prvotní nadšení v poločase nevychladlo. Vybírám dva z nich:
- Velkou věc realizujte pomocí malých, realizovatelných týdenních dílčích úkolů. Svoje úkoly veřejně v týmu vyhlaste. My tyto veřejné závazky zaznamenáváme v našem kreditním systému. Každý týden se k nim vracíme. Lidé je skoro vždy splní, nebo se alespoň pokusí. Nikdo nechce ve svém kmeni působit jako nespolehlivý jedinec. Každý má rád ocenění a pochvalu týmu. Zvláště, když je opakovaná a evidovaná a každý ví, že tento kredit není nějakým v zásadě subjektivním hodnocením nadřízeného, ale kumulovaná zpětná vazba od kolegů.
- Rychle odpovídejte na maily lidem ze svého týmu. To neznamená, že jste pořád on-line, ale že se vaši kolegové mohou spolehnout, že jim v rozumném čase vždy odpovíte. A také potvrdíte příjem e-mailu.
Shrnutí:
Při formování projektového týmu mějte na paměti tři nutné synchronizace. Využijte 2 drobné „vychytávky“, aby tým měl „tah na branku“.
Určitě má smysl si knihu koupit a přečíst celou. Je v ní mnoho užitečných rad, jak správně časovat to, co děláme.
Autor článku: Josef Hajkr, SHINE Consulting s.r.o.
Citované a související zdroje:
- PINK, Daniel H. Kdy: věda a umění dokonalého načasování. Přeložil Libuše MOHELSKÁ. V Brně: Jan Melvil Publishing, 2018. Žádná velká věda. ISBN 978-80-7555-052-1.
Doporučení k dalšímu samostudiu z našeho blogu www.jaknazmenu.cz:
- HAJKR J., MOTAL M.: PROJEKTY A LIDÉ: Jak pomoci trojúhelníka změny vybudovat agilní a inovativní kulturu, kde lidé skutečně spolupracují, [online]. jaknazmenu.cz, ©2018. [cit. 3.1.2019]
Nastavte férové prostředí pro projekty, změny a inovace www.motiv-ace.cz