Know-How / Iluze a ignorance (nejen) v projektech

A je to zase tady! Projekty se nedaří tak, jak bychom si přáli. Chaos, nekvalita, zpoždění, vícenáklady, zadavatel na infarkt, manažer projektu na odpis, atmosféra v týmu na bodu mrazu. Tak nějak to v praxi až podezřele často vypadá. Co děláme špatně? Proč se nám některé situace vrací stále dokola?

Z naší zkušenosti vyplývá, že lidé se v projektech a při jejich řízení dopouštějí dvou klíčových chyb: ILUZE a IGNORANCE. 

Iluzí je, když žijeme v představě, že něco něco je (či má se dělat) nějak, a ono tomu tak ve skutečnosti není. Iluze se dá relativně snadno napravit - stačí ji odhalit, pochopit, naučit se co je třeba. Oproti tomu ignorancí je, když jsme si sice vědomi, jak by se měly věci dělat správně, ale přesto to nerespektujeme a děláme je odlišně. Tady je náprava zpravidla těžší.

Tip: Téma iluzí a ignorancí řeší i Jak vést tým a řídit projekty. Mistrovský kurz Josefa Hajkra   [online]  Čr2 Praha, ©2023. [cit.2.11.2023]

Jak rozpoznat, že zažíváme iluzi nebo ignoranci? Jaké jsou jejich projevy v projektech? 

Typické projevy iluze v projektech jsou:

  • zadání projektu je jasné a úplné (zadavatel ví, co chce, a dokáže to vyjádřit),
  • je třeba co nejdříve začít „něco dělat“ (aneb „když se kecá, tak se nemaká“),
  • co a jak dělat je přece každému jasné,
  • plán projektu = harmonogram (postup v čase),
  • projekt poběží tak, jak jsme ho naplánovali,
  • když hořím pro projekt já, hoří pro něj i ostatní.

Typické projevy ignorance jsou, když:

  • víme, jak by se měly věci správně dělat, ale přesto se podle toho nechováme,
  • ignorujeme přirozenou posloupnost věcí a ověřené postupy,
  • zacházíme do extrémů (nepromyšlené  „hurá“ akce, či naopak snaha vše dokonale vymyslet a vyřešit),
  • neakceptujeme, že se věci mění nebo měnit mohou,
  • řešíme pozice v problému místo problému samotného,
  • nedodržujeme dohody (nerespektujeme ostatní).

 

Jak můžeme zjistit, zdali se v našich projektech nedopouštíme chyby iluze? Jak rozpoznat, jestli se v našich projektech nedopouštíme ignorance? 

Pojďme si společně nasvítit a rozebrat některé situace, které jsou pro projekty typické.

 

1) „Zadání je jasné“ aneb jak se stát obětí iluze hned na počátku

Předpokládáme a snad i trochu spoléháme na to, že zadavatel projektu ví, co chce. Zadání považujeme za přesné a úplné, správně pochopené a uskutečnitelné. Takže

Nevyjasňujeme, neověřujeme si a nedoptáváme se … 

  • na otázky není čas či vytvořen vhodný prostor,
  • kdo se ptá, vypadá jako trouba, že něco neví,
  • kdo se ptá, vypadá jako že nemá situaci pod kontrolou,
  • kdo se (trochu více) ptá, dává najevo svůj odpor - zpochybňuje, revoltuje, zesměšňuje, 
  • nejsme trpěliví a chceme hned začít „něco dělat“

… a pak jsme rozčarovaní, že: 

  • „to je ale něco jiného, než jsme chtěli!“,
  • „tohle nám ale nikdo neřekl!",
  • „pořád se to mění pod rukama!“,
  • „stojí to více času a peněz, než jsme předpokládali!“.

 

 

2) „Když se kecá, tak se nemaká“ aneb jak padnout do pasti spěchu a nepromyšlenosti 

  • Není čas či trpělivost na to se sejít, vyjasnit zadání a projekt smysluplně připravit. Je však spousta času věnována na hašení následných požárů. 
  • Je třeba co nejdříve začít „něco dělat“ („vykašlete se na diskuse a raději něco dělejte - nemáme čas!“).
  • „To se vyřeší později. Teď je třeba (…).“
  • „To je byrokracie! Je třeba makat, ne papírovat!"

 

3) „Co a jak dělat, je přece každému jasné“ aneb záludnosti odlišných představ a zkušeností

  • „Jak na to, je přece každému jasné!“ (pokud možno proneseno intonací, která komukoliv vezme chuť na to se snad na cokoliv začít ptát)
  • „Tak se to dělá odjakživa.“ 
  • „To snad dá rozum!“
  • „Vždyť jsme si to přece jasně řekli.“
  • „Co na tom nechápeš?“

Takže: Vrháme se na první možnou cestu, která se před námi rýsuje, aniž bychom si zjistili, jestli zde nejsou ještě nějaké jiné možnosti. Nemáme společnou představu, CO a JAK vytvořit/dodat. Zavíráme dveře před novými myšlenkami a nápady. 

 

4) Plán = harmonogram (postup prací v čase), aneb kudy kam vers. kam kudy

Nejdůležitější při plánování je definovat podrobné kroky projektu v časové ose. Co dělat určuje sekvence aktivit/úkolů v čase (aneb „kudy kam“) - čím detailněji, tím lépe: 

  • aby nebylo pochyb co dělat,
  • abychom snížili pocit nejistoty (že něco nemáme pevně ve svých rukou),
  • abychom si načrtli teoretickou představu toho, jak by se dalo splnit zadání (bez ohledu na jeho realističnost),
  • aby bylo očividné, jak je celá záležitost komplexní a jak moc se snažíme (kolik s tím máme práce!),
  • protože to tak po nás vyžaduje nějaký SW nástroj.
  • Plánu (tj. naplánovaného postupu) je třeba se držet. Když jsme si to tak naplánovali, tak podle toho pojedeme! Postup je daný! Neměňme něco, na čem jsme se už jednou dohodli!

Takže: Nectíme princip nejdřív CO (výstup), potom JAK (postup, jakým daného výstupu dosáhneme). Tedy: KAM KUDY - nejprve cíl, potom cesta. 

 


5) Věci půjdou tak, jak si přejeme aneb past zkreslujícího optimismu

Když pro projekt „hořím“ já, „hoří“ i ostatní. 

  • Můj projekt má i pro ostatní prioritu 1 (protože pro mě ji má),
  • Všichni v týmu jsou vysoce motivovaní (protože já jsem tak motivovaný),
  • Všichni napřou v projektu všechny své síly (protože já to tak dělám),
  • Obětujeme se všichni (protože já se tak obětuju).
  • To se určitě nestane! A pokud ano, tak to zvládneme!
  • Jsme přece tým!
  • Jsme sladění/sehraní.
  • Táhneme za jeden provaz, jsme jedna rodina.
  • Nemáme mezi sebou žádné spory.
  • Vždycky se nějak domluvíme.
  • A také: Kdo není optimista, není OK a kazí nám práci. Kdo opakovaně poukazuje na možné komplikace a problémy, je potížista a je třeba ho „odfiltrovat“.
  • Nakonec, když už jsme to celé začali, tak se to taky musí dodělat („když už jsme v tom utopili tolik peněz a času ...“).

 

6) Na mě se to nevztahuje aneb ignorance z arogance

  • „Mě se to netýká,“ aneb na mě to neplatí.
  • „To je vaše odpovědnost,“ při poukazování na překážky na cestě, resp. žádost o pomoc při jejich zvládnutí.
  • „To vás nemusí zajímat,"  při dotazování se na detaily, souvislosti či problémy.
  • Podpora jen slovy, bez osobního zapojení a konkrétních činů. 
  • Mimochodem, myslet si, že aroganci a ignoranci lidé nevidí či nevnímají, je rovněž iluze.

 

7) Zlepšení výsledků projektů dosáhneme proškolením lidí aneb od iluze k ignoranci

Vzdělávání je cesta, jak snížit míru iluzí, kterými žijeme. Ovšem pozor! Pokud lidi pouze školíme tj. zbavujeme je iluzí, aniž bychom jim následně umožnili, aby dělali věci správně, nebo je od toho svým počínáním přímo odvádíme, tak z nich vyrábíme ignoranty. A sami sobě přirozeně zaděláváme na problémy.

 

Co s tím? Jak nepodlehnout iluzím a ignoranci? Jak ochránit dobré výsledky našich projektů? Zde je Čtyřlístek užitečných zásad, o které se můžeme opřít: 

  • 1. Mějme oči otevřené. Přemýšlejme o tom, co a jak děláme, a k čemu to vede. Jednejme vědomě. 
  • 2. Buďme citliví a opatrní na tvrzení „na to není čas“. Až příliš často je užíváno jako výmluva v situacích, kdy se nám do něčeho nechce, nebo se něčeho bojíme. Nazývejme věci pravými jmény. 
  • 3. Vytvořme prostředí, ve kterém není nebezpečné udělat chybu. Chyby otevřeně komunikujme a učme se z nich.
  • 4. Řešme problémy (~co s tím), nikoliv pozice v problémech (~kdo za to může, případně co z toho budu mít?). Ostatně, řešení pozic v problémech často bývá zdrojem ignorance. Zaměřením pozornosti na problémy a jejich řešení omezíme ignoranci přísun energie.

Autoři: Martin Adámek & Zdenko Staníček, SHINE Consulting 

Související dříve publikované texty na toto téma: