Know-How / Bylo líp za Bati?

S čím máme potíže dnes v době digitální transformace v porovnání s tím, co běžně fungovalo za Bati? Přečtěte si 3 tipy, jak lépe vyjednat závazky, zlepšit e-mailovou komunikaci a dát "šmrnc" schůzkám.

Zažíváte stále častěji situace, kdy jsou dohodnuté schůzky na poslední chvíli rušeny a přesouvány, protože je “nečekaná změna”? Když už někdo na schůzku přijde, tak pozdě, nepřipraven, bez vizitky, a myslí si, že přijatelnou omluvou je uštvaný obličej a obligátní “Víte, měl jsem moc práce….”. Nebaví Vás ten neustálý kolotoč urgování něčeho, co vám bylo dávno slíbeno? Máte pocit, že hasíte požáry, které by nevznikly, kdyby lidé okolo prostě dělali svou práci? Nerozumíte tomu, proč NE říkají lidé tak, že Vám neodpoví? Máte toho už opravdu dost? 

Před nedávnem jsem četl zajímavou knížku Má dáti - dal, účtoval jsem za Bati, kterou napsal ve vysokém věku bývalý hlavní účetní u Bati pan Stanislav Křeček.  V knížce mě zaujalo několik skutečností. Na tehdejší dobu obří firma Baťa dokázala bez počítačů a internetu (jenom za použití telefonu, dálnopisu a dobré organizace) věci, které dnešní „moderní“ korporace, ale často i menší firmy, nezvládnou systematicky ani náhodou. Porovnejte:

Za Bati ve 30-tých letech a dnes v době digitální transformace 

Faktury
Úhrady faktur, které došly do firmy Baťa do středy do 10:00, byly provedeny do následujícího pondělí. Dnes faktury často nedoputují na své místo, nejsou uhrazeny včas, ale až po urgenci. Obvyklé jsou různé triky typu 120-ti denní splatnost apod. Zpozdění splatnosti i několik dnů nikdo neřeší a nepovažuje za nic mimořádného.
 

Pošta
Za Bati byla každé ráno rozdělena pošta. Povinností všech vedoucích bylo ji v daný den kompletně roztřídit, zpracovat a buď si je přidělit k řešení sobě, nebo vyřízení zadat. Očekávalo se, že reakce na došlý dopis/telegram bude do 48 hodin. Perličkou je, že pokud nějaká pošta nebyla v daný den zpracována, byla službou podatelny vrácena z kanceláří zpět na podatelnu a znovu doručena adresátovi další den již s výstrahou. Dnes se přijetí mailů v zásadě nepotvrzuje, a to ani, když je hned pod pozdravem tučně napsána žádost o potvrzení.Když lidé chtějí říci NE, tak prostě neodpoví.Vyřízení, či alespoň informace o termínu na vyřízení, není nijak garantováno. Prostě lidé řeší emaily, jak potřebují, a vesele je nechávají „vyhnívat“ v mailboxu i týdny..“.
 

Rytmus
Baťa dokázal mít týdenní závěrky a vyplácet v týdenních cyklech mzdy. Ty navíc byly postavené na plnění úkolů a obsahovaly i bonusovou složku. Do detailů byla naplánována výroba na půl roku dopředu, včetně dodávek surovin a údržby strojů, aby před zahájením směny bylo vše připravené a mohlo se vyrábět. Pokud nebyl splněn denní plán výroby, nebyla za něj vyplacena mzda. Dnes jsme rádi, když dokážeme držet měsíční cyklus. I tak nám řada dokladů chybí a dohledáváme je na poslední chvíli. Na plánování není čas. Normou je obrovské množství chyb ve všem, co je posíláno.
 

Odměny
Odměny za výkony jsou na korunu spočítané a jsou na dílnách uvedeny v rámci tzv. „dílenských výkazů“. Na str. 46 zmiňované knížky se můžete podívat, že byla uvedena plná jména manažerů a vyčísleny podíly na výsledcích za daný týden. Dnes jsou mzdy a bonusy  tajné. Pokud se rozdělují prémie, tak až za delší období a málokdo vidí přímou vazbu své práce na výši odměn.
 

Prokrastinace
Za Bati měl každý vedoucí pracovník u sebe povinně 2 bločky. V jednom musel mít aktuální výsledky úseku, za který odpovídal. Ve druhém zadával úkoly podřízeným i sám sobě. Toto bylo kontrolováno. Mít nesplněné úkoly nebylo možné. Dnes jsou k dostání skvělé knížky a kurzy o prokrastinaci a sebeřízení, ale přetrvávající chaos a lenost omlouváme tím, že je věcí hodně.
 

Pozice
Za Bati platilo pravidlo: „Nauč se, co umí vedoucí, a vychovej nástupce.“ Dnes vedoucí často nemají zájem někoho něco učit. Buď se obávají, že budou nahrazeni, nebo prostě nemají čas. Přítomna je často  kultura kmene 2 a 3 (viz související článek Energie pro agilní leadership).

 

Co pomůže?

Na nic nečekejte. Změnu udělejte sami. Doporučuji ze své praxe a praxe týmu SHINE tyto věci:

A) Naučte se dobře vyjednávat závazky

Ve skvělé knize Freda Kofmana „Vědomý business“ je účinný návod, jak v rámci komunikace jasně dohodnout závazek.  Lidé totiž často neplní vaše očekávání prostě proto, že nemají pocit, že se k něčemu jasně zavázali. Fred Kofmann doporučuje toto: vždy stručně sdělte PROČ NĚCO ŽADÁTE, CO ŽADÁTE, KOHO ŽADÁTE a jasně NAVRHNĚTE DOHODU. Vyhněte se reakcím typu: „Pokusím se/Udělám co budu moci/Snad“. Komunikace by měla vést k jedné z pěti možností:

               1. ANO: „Ano, udělám, zavazuji se.“

               2. NE: „Ne nemohu udělat, nezavazuji se.“

               3. PODMÍNĚNÉ ANO:  „Pokud se stane to a to, mohu udělat.“

               4. ODKLAD: „Teď ti to neřeknu, musím nejprve zjistit …“

               5. ALTERNATIVA:  „Co kdybychom udělali místo toho toto?“

B) Změňte přístup k digitální komunikaci

Zásadně rozlišujte mezi spamem a zprávou, kterou Vám zaslal někdo, se kterým již v kontaktu jste. Spam smažte. Přijetí každého mailu, který nepovažujete za spam, potvrzujte. Věci, které se dají dořešit do 3 minut, rovnou odpovězte. U ostatních napište, do kdy to bude a pak to ve slíbeném čase prostě udělejte.

Zlaté pravidlo: Nepoužívejte inbox jako archív. Udržujte počet mailů v inboxu  takový, abyste viděli na první obrazovce konec. Když množství nevyřízených zpráv naroste, vyřešte je jak to jenom jde. Pokud to dlouhodobě nejde, změňte parametry prostředí, ve kterém působíte.

C) Zlepšete přístup ke schůzkám a jednáním

Berte je vážně. Schůzka vám může pomoci navodit důvěru.Na každé jednání se proto alespoň krátce připravte. Pokud jsou pro jednání podklady, tak si je projděte. Nikdy neříkejte, že jste neměli čas si je projít.  A ještě jedna důležitá věc: Na první jednání, a to i když za vámi někdo přijde do vaší firmy, si berte vizitku. Tím, že si nevezmete vizitku, jste rovnou sdělili, že jste přípravě nevěnovali naprosto žádný čas.

Tyto 3 věci rozhodně pomáhají. Začněte s digitální transformací sami na sobě. Vím, není snadné přestat s výmluvami a začít. Ale cesta dlouhá 1000 mil začíná prvním krokem. Možná se takto znovu dobereme i k tomu, co u Bati fungovalo již před mnoha lety.

 

Autor článku: Josef Hajkr, SHINE Consulting s.r.o.

Citované a související  zdroje:

  • KŘEČEK, Stanislav, CULÍK KONČITÍKOVÁ, Gabriela, Jan HERMAN a Zdeněk POKLUDA, ed. Má dáti - dal: účtoval jsem u Baťů. Zlín: Nadace Tomáše Bati ve spolupráci s Univerzitou Tomáše Bati ve Zlíně, 2015. ISBN 978-80-905896-4-3.
  • KOFMAN, Fred. Vědomý business: integrita, úspěch a štěstí. Praha: Portál, 2010. ISBN 978-80-7367-747-3.
  • HAJKR J.: Energie pro agilní leadership [online]. jaknazmenu,cz, ©2018. [cit. 26.10.2018]

Doporučení k dalšímu samostudiu z našeho blogu www.jaknazmenu.cz:

Nastavte férové prostředí pro projekty, změny a inovace www.motiv-ace.cz