Know-How / 317 km pěšky a další výhody přechodu do online

Získejte 15 hodin času ⌚týdně navíc. Budete produktivnější, vaše projekty se vám budou mnohem víc dařit, nebo budete mít prostě volno.

Článek shrnuje zkušenosti s využíváním online v řízení projektů. Začnu osobním příběhem. Díky online jsem za šest týdnů nachodil pěšky 317 km. Jak jsem to dokázal? V průběhu COVID jsem se rozhodl, že vše, co se dá dělat online, budu dělat online. A výsledky mně skutečně překvapily. V průměru dnes šetřím 90 minut denně za kdysi málo produktivní cestování a dalších 90 minut denně díky digitálním a projektovým dovednostem a automatizaci. A hlavně jsem se vyhnul hrozící ztrátě produktivity v porovnání s lidmi, kteří se rovněž rychle zlepšují. 

Tip: Jak jsem na to šel jsem natočil ve streamu ZDE.

2x 90 ušetřených minut denně = 15 hodin týdně = 100 pracovních dnů ročně 

Člověk je sociální tvor a my se potřebujeme potkávat naživo. Vtip je ale v tom, že potkávání naživo vůbec nemusí být během pracovní doby. Jediný "kmen", který máte, nemusí přece být jenom váš pracovní kolektiv, že? Ale pozor, zvýšená produktivita neplatí jenom pro jednotlivce. Řízení projektů se totiž stalo digitálním. Zcela průkazně jsme v SHINE zjistili, že pokud máte vytvořeny podmínky, tak se v online naučíte víc věcí než prezenčně. 

Proč je online v řízení projektů produktivnější?

Ten úplně nejdůležitější důvod, proč je pro řízení projektů online produktivnější, vám prozradím hned na úvod.  Je jím  vzájemné postupné učení se jeden od druhého (tzv. „Social learning“). Online umí mnohem lépe realizovat model, kdy tréninky probíhají ne jako celodenní jednorázové akce, ale jako série krátkých lekcí. Nám se v SHINE nejvíce osvědčil formát lekcí v délce 2 x 90 minut. Podobně jako ve škole proběhnou cca 1 - 3 lekce týdně. V mezidobí pak v praxi procvičujete nějaké konkrétní zadání a techniku, která vám byla vysvětlena. Můžete také studovat microlearningová videa. A na další lekci s lektorem i ostatními vaše zkušenosti a vypracované výstupy proberete.

Opakovaně tak probíhá tento cyklus:

Když jsme v SHINE postupně přešli k formátu online akademií s kratšími bloky, zjistili jsme, že se stalo něco úžasného. Z účastníků vznikla třída a výrazně se zlepšilo sdílení mezi nimi. Sám jsem za poslední tři roky absolvoval celou řadu takto postavených mezinárodních kurzů a výsledek je naprosto skvělý. Dostaví se něco, co na jednorázových prezenčních kurzech málokdy nastává. Lidé lépe sdílí, pomáhají si, vznikají společné zážitky a dokonce emoce. Navíc je zde i princip určitého jemného sociálního tlaku skupiny. Je vám prostě hloupé nesplnit domácí úkol. A přirozeně se odehrává také zdravá soutěživost. Při plnění domácích úkolů a zpětné vazby k nim navíc vznikají emoce možná silnější, než na jednorázové akci. 

 

Nízká efektivita jednorázových akcí je již z výzkumů dlouhodobě známá. 

Pokud 20 lidí absolvuje jednorázový kurz bez další podpory, tak:

  • 14 účastníků něco zkusí, ale opět se navrátí do starých kolejí.
  • 3 účastníci kurzu se ani nepokusí něco vyzkoušet.
  • pouze 3 účastníci začnou nově nabyté informace používat.

Ano, čtete správně. Pokud jediným parametrem je to, jak se izolovaný kurz účastníkům "líbil", tak úspěšnost je pouhých 15 %. Z každé stokoruny, kterou takto vynaložíte na vzdělávání, celkem 85 korun vynaložíte zcela zbytečně.  Zdroj: EPALE - Elektronická platforma pro vzdělávání dospělých v Evropě (EU).

Pro online toto ale neplatí! 

Zde je přehled dalších výhod online oproti prezenční formě:

1. Technologické výhody

  • Řízení projektů se děje digitálně
    • Plány projektů, alokace zdrojů, reporting, sdílení informací - to vše se děje digitálně. Pokud i trénink probíhá online, tak se účastníci rovnou učí postupy, které mohou používat ihned v praxi. 
    • Tip: Podívejte se na záznam našeho masterclass Řízení projektů v době AI. Tam najdete řadu konkrétních příkladů.
  • Příprava na přechod do režimu, kdy AI převezme řadu aktivit.
    • Již brzy dojde k tomu, že základní projektová podpora (tréninky, hotline, poradenství, mentoring, pomoc se zvládnutím SW aplikací) bude spolehlivě řešena pomocí AI. Živý člověk bude do aktivit rovněž zapojen, ale jako jeden z prvků a běžně až pro speciálnější situace. Také se blíží reálné využití virtuální a rozšířené reality. Čím dříve se naučite získávat nové znalosti online a hlavně si připravovat vlastní kvalitní data, tím rychlejší bude pak přechod na tyto technologie.
  • Možnost okamžitě zapojit prvky umělé inteligence.
    • Již nyní je tak výuka v online díky umělé inteligenci produktivnější. Projektový manažer tak může mít svého AI asistenta a AI chatbota. AI chatbot již může hovořit i hlasem v kvalitě nerozeznatelné od živého člověka. U nás v SHINE máme k dispozici kombinaci člověka a AI - Projektového COPILOTA.
    • Tip: Na záznamu hned dvou dílů streamu SHINE Projektový COPILOT (díl 1) a SHINE Projektový COPILOT (díl 2)  se můžete podívat, jak kvalitní odpovědi a rady dává umělá inteligence, pokud využívá naše data.
  • Během online tréninku se automaticky zlepšíte v digitálních dovednostech.
    • Plánování a řízení projektů lze realizovat výborně online (všichni jsou online), nebo hybridně (část týmu je online a část týmu je prezenčně). Tuto dovednost je ale potřeba se naučit.

2. Flexibilita a přístupnost

  • Z menších bloků se snadněji sestavují rozvojové programy „na míru“.
    • Nemusíte trávit čas na lekcích, které v delších kurzech prostě zařazeny jsou a nedají se snadno vyřadit. Učíte se jenom to, co skutečně potřebujete.
  • Pracujete a učíte se odkudkoliv.
    • Vy i všichni ostatní se můžete podílet na společné práci a nikdo není odsunut jenom proto, že bydlí někde daleko. Nebo cestuje. 
  • Nikdo na projektových schůzkách i výuce nechybí.
    • V dnešní době plné změn není snadné najít čas, kdy všichni mohou být na jednom místě. Důsledkem je to, že téměř vždy někdo chybí. V online se plné účasti dá dosáhnout mnohem snáze. 
  • Trénink v kratších blocích šetří váš čas. Poradíte si i s problémem časových pásem.
    • Nepřijdete o celý pracovní den, rychleji přenesete nové dovednosti do praxe. Získáte návyk pořád se učit nové věci.  Lépe si můžete uspořádat den při režimu práce odkudkoliv. 
  • Virtuální přesuny do skupin (breakout rooms) jsou mnohem rychlejší než k flipchartům.
    • To vede k delšímu procvičování během tréninku. Můžete prostě absolvovat více tréninkových bloků v kratším čase. A to je stejné jako v autoškole. Více praxe = více dovedností.
  • Když někdy chybíte, můžete si pustit záznam.
    • Jednotlivé lekce totiž mohou být snadno nahrány. Můžete si je tak připomenout, nebo nahradit zameškanou hodinu.Na celý den se dívat nevydržíte, ale 90ti minutový záznam není problém.
  • Jednodušší inkluze.
    • Mohou se mnohem snadněji zapojit i někteří lidé, kteří by ze zdravotních důvodů, či se společenskými handicapy nemohli. Mohou se zapojit i lidé, kteří pečují o další lidi a někam dojíždět by pro ně byl problém.
  • Jiné jazyky nejsou problém.
    • Umělá inteligence dokáže výrazně snížit jazykovou bariéru (automatické titulky online, přepisy slova do textů). Brzy bude k dispozici i simultánní online překlad hlasem.
  • Když vám online nesedne, tak se prostě odpojíte.
    • Toto u prezenčního kurzu asi udělat nelze. Už jste jednou investovali do dopravy na místo a tak tam celý den „protrpíte“. I s nudným lektorem a otravnými lidmi.  Kouzelné tlačítko MUTE je skvělým řešením.

3. Interaktivita a spolupráce

  • Můžete rychle získat zkušenosti lidí z jiných firem, kultur, zemí.
    • Nikdy nebyla naše planeta menší. Můžete si tak vybrat nejlepšího učitele na zeměkouli. Ne toho, kdo bydlí v dosažitelné vzdálenosti. Já sám běžně na kurzu potkávám lidi z Austrálie, Jihoafrické republiky, USA, Chile.
  • Tréninková skupina může být při zachování kvality početnější.
    • Online bez problémů zvládá 20 (a pří více lektorech i více) osob naráz. Osobně jsem absolvoval úžasný mezinárodní kurz, kde nás bylo skoro 100.  Lektorů může být i několik a mohou se připojovat specialisté na krátkou dobu. 
  • Sdílená virtuální plocha vytváří vizuální záznam a sdílený zážitek.
    • Díky sdílené ploše dochází k efektu spolutvoření. Průběžně také vzniká online zápis a zdokonaluje se plán projektu. Není nutné jej tak přepisovat z flipchartů po tréninku. 
  • Lepší propojení do praxe.
    • V online mohou lidé mnohem snadněji sdílet své vlastní příklady. Vždy máte na kurzu zkušenější a méně zkušené lidi. Ti zkušenější mohou ukazovat své vlastní příklady.
  • Škola hrou - Kvalitní online nenudí, ale baví.
    • Každý dobrý online trénink je vysoce interaktivní. Možností je celá řada: videa, kvízy, sdílení aplikací, spolupráce na sdílených plochách. Vše je dostupné okamžitě, online a dlouhodobě i po tréninku. Také se snadno dá využít konceptu microlearningových krátkých videí. 

4. Rozvoj a podpora učení

  • Lidé skutečně trénují tak, jak mají.
    • V online prostředí je mnohem jednodušší předpřipravit pro lidi všechny vzory, příklady. Díky tomu účastníci přesně postupují dle návodu. To se při práci na flipchartech dá docílit jenom se zvýšenou pracností. 
  • Chráníte zdraví vaše i lidí okolo vás.
    • Zdravotní riziko zcela odpadá. Mohou se zapojit i lidé, kteří jsou i lehce nemocní, pokud se na to cítí. A to platí i pro vás.
  • Přístup k rozsáhlým online zdrojům a nástrojům.
    • Online poskytuje snadný přístup k digitálním zdrojům. Přístup k těmto zdrojům je možné rovnou zahrnout do kurzů a mnoho zdrojů je dokonce dostupných zdarma.
  • Okamžitá zpětná vazba.
    • O online máte mnohem jednodušší zpětnou vazbu pomocí anket, kvízů, testů s automatickým hodnocením. Okamžitá zpětná vazba pomáhá v procesu učení a ve zlepšování.
  • Podpora celoživotního učení.
    • Online vzdělávání usnadňuje přístup k neustálému vzdělávání a rozvoji dovedností v každém věku a profesním stádiu. 

5. Efektivita a ekonomika

  • Spoříte váš cenný čas díky absenci přesunů na místo kurzu a zpět.
    • V ušetřeném čase můžete dělat něco jiného.Otázka pouze stojí, co to bude, že?
  • Dochází k úsporám dalších nákladů a tím šetříte životní prostředí.
    • Není třeba využívat papíry, flipcharty, post-it kartičky. Uspoří se také na dalších nákladech (učebny, občerstvení, doprava, ubytování).

 

Asi byste přišli i na další výhody online. Výčet není konečný.

 

Projektová spolupráce i učení jsou v online produktivnější

Nedávno vyšel rozsáhlý výzkum PMI®  Pulse of the Profession® 2024   Najdete tam zcela jasný, relevantními daty podložený závěr, že pokud vytvoříte pro online spolupráci na projektech podmínky, tak spolehlivě zvýšíte produktivitu práce projektového týmu. 

Tvrzení, které občas slýchávám:" My online nechceme. Naši lidé v online dělají něco jiného a vůbec se nesoustředí" je naprosto chybné. Možná jenom máte špatné návyky, nebo jste trvale přetížení a na učení nemáte čas, nebo to v online zatím neumíte, protože jste ještě nenarazili na někoho, kdo vy vám ukázal, jak na to.  

Pokud jste na správném, dobře vedeném online kurzu (viz Tajemství projektů v online světě), který opravdu řeší to, co potřebujete a pokud máte vytvořeny základní podmínky pro učení (stabilní připojení k internetu, zvuk, zapnutou kameru, nerušené místo, vypnuté notifikace v počítači a na mobilu), tak se prostě v online naučíte víc.

Lidé, kteří se takto v online učí,  postupně navyšují svoji produktivitu vysoko nad rámec, který vám prezenční forma doposud umožnila. A těch 100 pracovních dnů ročně, což je zhruba 30% nárůst produktivity, za to skutečně stojí.  A ušetřený čas můžete věnovat tomu, že se dále zlepšujete. A díky tomu šetříte další čas.

 

Závěr 

Oněch 317 km jsem nachodil právě díky nově získanému času. Během procházky se mi skvěle přemýšlí a mimo jiné trávím čas se svoji rodinou v přírodě na čerstvém vzduchu.

Mnoho lidí se stále bije v prsa a podobně jako dvořané v Císařových nových šatech opakují dokola: „Prezenční forma je lepší.“ Ale já říkám: „Císař pán je nahý. Čistě prezenční forma kurzů a workshopů v řízení projektů je mrtvá. Navěky.

Pokud jste dočetli článek až do konce, mám pro na několik bonusů:

 

Autor: Josef Hajkr, SHINE Consulting

Více inspirace ze světa projektů změn a inovací:

Související zdroje:

Pozn. Tento článek je časosběrný. První verze byla zvěřejněna již v březnu 2021. Neustále je ale doplňován o nové zkušenosti a poznatky.