Know-How / 317 km pěšky a další výhody přechodu do online

Článek shrnuje zkušenosti s využíváním online v řízení projektů. 

Tento článek je časosběrný. První verze byla zveřejněna v březnu 2021. Je ale neustále doplňován o nové zkušenosti a poznatky.

Začnu osobním příběhem. Díky online jsem za šest týdnů nachodil pěšky 317 km. Jak jsem to dokázal? Rozhodl jsem se, že vše, co se dá dělat online, budu dělat online. A výsledky mně skutečně překvapily. V průměru dnes šetřím 90 minut denně za kdysi málo produktivní cestování a dalších 90 minut denně díky digitálním projektovým dovednostem, umělé inteligenci a automatizaci. A hlavně jsem se vyhnul hrozící ztrátě produktivity v porovnání s lidmi, kteří se rovněž rychle zlepšují. 

2x 90 ušetřených minut denně = 15 hodin týdně = 100 pracovních dnů ročně 

Ale pozor, zvýšená produktivita neplatí jenom pro jednotlivce. Řízení projektů se totiž stalo digitálním. Zcela průkazně jsme v SHINE zjistili, že pokud máte vytvořeny podmínky, tak se v online naučíte víc věcí než prezenčně. 

Proč je online v řízení projektů produktivnější?

Ten úplně nejdůležitější důvod, proč je pro řízení projektů online produktivnější je vzájemné postupné učení se jeden od druhého (tzv. „Social learning“). Online umí mnohem lépe realizovat model, kdy tréninky probíhají ne jako celodenní jednorázové akce, ale jako série krátkých lekcí. Nám se v SHINE nejvíce osvědčil formát lekcí v délce 2 x 90 minut. Podobně jako ve škole proběhnou cca 1 - 3 lekce týdně. V mezidobí pak vše rovnou procvičujete v praxi.

Opakovaně tak probíhá tento cyklus:

Když jsme v SHINE postupně přešli k formátu online akademií s kratšími bloky, zjistili jsme, že se stalo něco úžasného. Z účastníků vznikla třída a výrazně se zlepšilo sdílení mezi nimi. Dostaví se něco, co na jednorázových prezenčních kurzech málokdy nastává. Lidé lépe sdílí, pomáhají si, vznikají společné zážitky a dokonce emoce. Navíc zde funguje i sociální tlak skupiny. Je vám prostě hloupé nesplnit domácí úkol. A přirozeně se dostavuje i zdravá soutěživost. 

Zde je přehled dalších výhod online oproti prezenční formě:

1. Technologické výhody

  • Řízení projektů se děje digitálně
    • Plány projektů, alokace zdrojů, reporting, sdílení informací - to vše se děje digitálně. Pokud i trénink probíhá online, tak se účastníci rovnou učí postupy, které mohou používat ihned v praxi.
  • Přechod ro režimu, kdy AI přebírá řadu aktivit.
    • Projektová podpora (tréninky, hotline, poradenství, mentoring, pomoc se zvládnutím SW aplikací) se dá spolehlivě řešit pomocí AI. Živý člověk je do aktivit rovněž zapojen, ale umělá inteligence mu výrazně pomáhá. Podívejte se na záznam masterclass Jak využít potenciál AI ve prospěch projektů. Zjistíte, jak AI a automatizaci nasadit a jak ji využít v tréninku projektového řízení. 
  • Možnost okamžitě zapojit prvky umělé inteligence.
    • Již nyní je tak výuka v online díky umělé inteligenci produktivnější. Projektový manažer tak může mít svého AI asistenta a AI chatbota. AI chatbot již může hovořit i hlasem v kvalitě nerozeznatelné od živého člověka. 
  • Během online tréninku se automaticky zlepšíte v digitálních dovednostech.
    • Plánování a řízení projektů lze realizovat výborně online (všichni jsou online), nebo hybridně (část týmu je online a část týmu je prezenčně). Tuto dovednost je ale potřeba se naučit.

2. Flexibilita a přístupnost

  • Z menších bloků se snadněji sestavují rozvojové programy „na míru“.
    • Nemusíte trávit čas na lekcích, které v delších kurzech prostě zařazeny jsou a nedají se snadno vyřadit. Učíte se jenom to, co skutečně potřebujete.
  • Pracujete a učíte se odkudkoliv.
    • Vy i všichni ostatní se můžete podílet na společné práci a nikdo není odsunut jenom proto, že bydlí někde daleko. Nebo cestuje. 
  • Nikdo na projektových schůzkách i výuce nechybí.
    • V dnešní době plné změn není snadné najít čas, kdy všichni mohou být na jednom místě. Důsledkem je to, že téměř vždy někdo chybí. V online se plné účasti dá dosáhnout mnohem snáze. 
  • Trénink v kratších blocích šetří váš čas. Poradíte si i s problémem časových pásem.
    • Nepřijdete o celý pracovní den, rychleji přenesete nové dovednosti do praxe. Získáte návyk pořád se učit nové věci.  Lépe si můžete uspořádat den při režimu práce odkudkoliv. 
  • Virtuální přesuny do skupin (breakout rooms) jsou mnohem rychlejší než k flipchartům.
    • To vede k delšímu procvičování během tréninku. Můžete prostě absolvovat více tréninkových bloků v kratším čase. A to je stejné jako v autoškole. Více praxe = více dovedností.
  • Když někdy chybíte, můžete si pustit záznam.
    • Jednotlivé lekce totiž mohou být snadno nahrány. Můžete si je tak připomenout, nebo nahradit zameškanou hodinu.Na celý den se dívat nevydržíte, ale 90ti minutový záznam není problém.
  • Jednodušší inkluze.
    • Mohou se mnohem snadněji zapojit i někteří lidé, kteří by ze zdravotních důvodů, či se společenskými handicapy nemohli. Mohou se zapojit i lidé, kteří pečují o další lidi a někam dojíždět by pro ně byl problém.
  • Jiné jazyky nejsou problém.
    • Umělá inteligence dokáže výrazně snížit jazykovou bariéru (automatické titulky online, přepisy slova do textů). Brzy bude k dispozici i simultánní online překlad hlasem.
  • Když vám online nesedne, tak se prostě odpojíte.
    • Toto u prezenčního kurzu asi udělat nelze. Už jste jednou investovali do dopravy na místo a tak tam celý den „protrpíte“. I s nudným lektorem a otravnými lidmi.  Kouzelné tlačítko MUTE je skvělým řešením.

3. Interaktivita a spolupráce

  • Můžete rychle získat zkušenosti lidí z jiných firem, kultur, zemí.
    • Nikdy nebyla naše planeta menší. Můžete si tak vybrat nejlepšího učitele na zeměkouli. Ne toho, kdo bydlí v dosažitelné vzdálenosti. Já sám běžně na kurzu potkávám lidi z Austrálie, Jihoafrické republiky, USA, Chile.
  • Tréninková skupina může být při zachování kvality početnější.
    • Online bez problémů zvládá 20 (a pří více lektorech i více) osob naráz. Osobně jsem absolvoval úžasný mezinárodní kurz, kde nás bylo skoro 100.  Lektorů může být i několik a mohou se připojovat specialisté na krátkou dobu. 
  • Sdílená virtuální plocha vytváří vizuální záznam a sdílený zážitek.
    • Díky sdílené ploše dochází k efektu spolutvoření. Průběžně také vzniká online zápis a zdokonaluje se plán projektu. Není nutné jej tak přepisovat z flipchartů po tréninku. 
  • Lepší propojení do praxe.
    • V online mohou lidé mnohem snadněji sdílet své vlastní příklady. Vždy máte na kurzu zkušenější a méně zkušené lidi. Ti zkušenější mohou ukazovat své vlastní příklady.
  • Škola hrou - Kvalitní online nenudí, ale baví.
    • Každý dobrý online trénink je vysoce interaktivní. Možností je celá řada: videa, kvízy, sdílení aplikací, spolupráce na sdílených plochách. Vše je dostupné okamžitě, online a dlouhodobě i po tréninku. 

4. Rozvoj a podpora učení

  • Lidé skutečně trénují tak, jak mají.
    • V online prostředí je mnohem jednodušší předpřipravit pro lidi všechny vzory, příklady. Díky tomu účastníci přesně postupují dle návodu. To se při práci na flipchartech dá docílit jenom se zvýšenou pracností. 
  • Chráníte zdraví vaše i lidí okolo vás.
    • Zdravotní riziko zcela odpadá. Mohou se zapojit i lidé, kteří jsou i lehce nemocní, pokud se na to cítí. A to platí i pro vás.
  • Přístup k rozsáhlým online zdrojům a nástrojům.
    • Online poskytuje snadný přístup k digitálním zdrojům. Přístup k těmto zdrojům je možné rovnou zahrnout do kurzů a mnoho zdrojů je dokonce dostupných zdarma.
  • Okamžitá zpětná vazba.
    • O online máte mnohem jednodušší zpětnou vazbu pomocí anket, kvízů, testů s automatickým hodnocením. Okamžitá zpětná vazba pomáhá v procesu učení a ve zlepšování.
  • Podpora celoživotního učení.
    • Online vzdělávání usnadňuje přístup k neustálému vzdělávání a rozvoji dovedností v každém věku a profesním stádiu. 

5. Efektivita a ekonomika

  • Spoříte váš cenný čas díky absenci přesunů na místo kurzu a zpět.
    • V ušetřeném čase můžete dělat něco jiného.Otázka pouze stojí, co to bude, že?
  • Dochází k úsporám dalších nákladů a tím šetříte životní prostředí.
    • Není třeba využívat papíry, flipcharty, post-it kartičky. Uspoří se také na dalších nákladech (učebny, občerstvení, doprava, ubytování).

 

Asi byste přišli i na další výhody online. Výčet není konečný.

 

Projektová spolupráce i učení jsou v online produktivnější

Nedávno vyšel rozsáhlý výzkum PMI®  Pulse of the Profession® 2024   Najdete tam zcela jasný, relevantními daty podložený závěr, že pokud vytvoříte pro online spolupráci na projektech podmínky, tak spolehlivě zvýšíte produktivitu práce projektového týmu. 

Tvrzení, které občas slýchávám:" My online nechceme. Naši lidé v online dělají něco jiného a vůbec se nesoustředí" je naprosto chybné. Možná jenom máte špatné návyky, nebo jste trvale přetížení a na učení nemáte čas, nebo to v online zatím neumíte, protože jste ještě nenarazili na někoho, kdo vy vám ukázal, jak na to.  

Pokud jste na správném, dobře vedeném online kurzu, který opravdu řeší to, co potřebujete a pokud máte vytvořeny základní podmínky pro učení (stabilní připojení k internetu, zvuk, zapnutou kameru, nerušené místo, vypnuté notifikace v počítači a na mobilu), tak se prostě v online naučíte víc.

 

Závěr 

Díky online, kdy s přehledem zvládnete i nové digitální technologie a AI, můžete svou produktivitu zvýšit až o 30 %, což znamená 100 pracovních dnů ročně navíc. Tento čas můžete využít k dalšímu rozvoji nebo k setkávání s lidmi mimo práci. Já ho například proměnil i v 317 nachozených kilometrů. Mnozí stále tvrdí, že prezenční forma je lepší, podobně jako dvořané v Císařových nových šatech. Ale pravda je jasná: čistě prezenční kurzy a workshopy v řízení projektů jsou minulostí. 

Větší detaily a konkrétní ukázky najdete v článcích Zmodernizujte vzdělávání v AI době a  Jak získat správné projektové návyky 


Další zdroje: